Code of Conduct
1. Unsere “Kompass”-Fragen
Die Regeln des Code of Conduct stellen die Grundlage unserer Entscheidungen dar, die von Respekt und Integrität geprägt sind. Zugleich halten wir uns strikt an Recht und Gesetz. Wir sind deshalb stets gefordert, unser gutes Urteilsvermögen im Rahmen unserer geschäftlichen Entscheidungen einzusetzen und unsere Entscheidungen gut zu durchdenken und kritisch zu hinterfragen.
Die folgenden Kontrollfragen sollten dabei stets mit einem klaren „Ja“ beantwortet werden können. Zudem dienen sie als Entscheidungshilfe in Situationen, bei denen nicht auf den ersten Blick klar ist, welches konkrete Verhalten geboten ist.
- Habe ich bei meiner Entscheidung ein gutes Gefühl, weil ich davon ausgehe, dass sie den gesetzlichen und internen Vorgaben entspricht?
- Habe ich alle relevanten Informationen über die Auswirkungen meiner Entscheidung gesammelt, alles berücksichtigt und miteinander abgewogen?
- Nehmen außenstehende Personen mein Verhalten als menschlich und ethisch korrekt wahr?
- Würde ich es befürworten, wenn eine andere Person genauso handelte und gmp mein eigenes Unternehmen wäre?
- Könnte ich meine Entscheidung mit gutem Gewissen vertreten, wenn in den Nachrichten darüber berichtet wird?
Wenn du nicht alle Fragen mit einem klaren „Ja!“ beantworten kannst oder du sonstige Zweifel hast, lass dich bitte beraten².
2. Wir als Gestalter der Zukunft
Als Architekt:innen sind wir Mitgestaltende der Zukunft. Wir wissen um unsere besondere Verantwortung für die Umwelt und die Menschen. Vor diesem Hintergrund sind wir seit dem Jahr 2020 Unterzeichner des UN Global Compact (mehr Informationen dazu gibt es hier: gmp Architekten | UN Global Compact. Wir teilen und fördern dessen Ziele.
2.1. Respektvoller Umgang
Architektur ist eine Kunst, die während des Entwurfs und in der baulichen Umsetzung sehr stark auf dem Dialog mit anderen Menschen und Organisationen fußt. Leitbild dafür ist eine offene, ehrliche, rechtschaffene und unvoreingenommene Meinung und Haltung. Das offene Miteinander im eigenen Unternehmen ist dabei Grundvoraussetzung für die positive und gewinnbringende Arbeit mit der Bauherrschaft und unseren fachlichen Partner:innen. Ein positives Arbeitsklima und eine benachteiligungsfreie Beziehung zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden fördern Motivation und Gesundheit der Beschäftigten und somit auch unseren unternehmerischen Erfolg.
Wir gehen deshalb bei gmp miteinander und mit Dritten respektvoll um. Gegenseitige Wertschätzung und ein vorurteilsfreies Verhalten gegenüber allen Kolleg:innen und Menschen, mit denen wir zusammenarbeiten, sind uns wichtig. Jeder von uns ist verpflichtet, Kolleg:innen, Geschäftspartner:innen und alle weiteren Personen, mit denen wir zusammenarbeiten, mit Respekt, Offenheit und Wertschätzung zu begegnen. Menschen behandeln wir stets so, wie wir es uns wünschen, selbst behandelt zu werden.
2.2. Menschenrechte und Arbeitsrecht
Wir achten und fördern die geltenden Menschenrechte und das Arbeitsrecht. Kinder- und Zwangsarbeit, Menschenhandel und alle Formen moderner Sklaverei lehnen wir ab. Die Vereinigungsfreiheit und das Recht auf Kollektivverhandlungen erkennen wir an. Dies gilt nicht nur für unser Verhalten in Bezug auf gmp, sondern auch gegenüber Kundinnen, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartner:innen. Von diesen erwarten wir ebenso die Übernahme dieser Verantwortung. Alle Mitarbeitenden von gmp sind deshalb dazu aufgerufen, wachsam gegenüber Menschenrechtsverletzungen zu sein. Wenn wir in unserem geschäftlichen Einflussbereich eine (drohende) Verletzung von Menschenrechten feststellen, bemühen wir uns um deren Verhinderung oder Abstellung.
2.3. Chancengleichheit und Gleichbehandlung
gmp ist international. Für gmp arbeiten Menschen unterschiedlicher Herkunft und mit unterschiedlichem kulturellem Hintergrund. Vielfalt und Diversität machen uns aus und sind ein großer Gewinn für das Unternehmen. Deshalb dulden wir bei gmp keinerlei Diskriminierung. Egal, ob diese aufgrund rassistischer Gründe oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität erfolgt. Wir akzeptieren im Unternehmensinteresse die Individualität jedes Einzelnen. Zudem wollen wir unseren Einfluss gegenüber unseren Geschäftspartnerinnen und -partnern geltend machen, um zur Verwirklichung menschenwürdiger Arbeitsbedingungen beizutragen.
2.4. Höchste Qualitätsstandards
Unsere Kreativität, aber gerade auch die Qualität unserer Planung zeichnen uns aus. Dabei sind wir uns bewusst, dass unsere Tätigkeiten einen erheblichen Einfluss auf Mensch und Umwelt haben. Risiken und Nachteile für die Gesundheit und Sicherheit all derjenigen, die mit unseren Tätigkeiten und Bauwerken in Berührung kommen, schließen wir so weit wie möglich aus.
Unsere Planungen sind ‚State of the art‘. Wir arbeiten unter Berücksichtigung des jeweiligen Standes der Technik und im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben. Unsere Maßnahmen der Qualitätssicherung richten sich nach DIN ISO 9000/9001. Wesentliches Element unseres Qualitätsmanagements ist die lückenlose Dokumentation der Projektkommunikation und des Projektfortschritts.
Für die Projektbearbeitung werden Checklisten, Ablaufschemata, Formblätter und weitere Hilfsmittel angewandt. Qualitätssicherung verstehen wir als übergeordneten Begriff, der alle unsere Aktivitäten und Tätigkeiten sichert und voranbringt. Für uns ist es deshalb selbstverständlich, dass wir uns nur an den höchsten fachlichen Qualitätsstandards orientieren.
Auf eine erstklassige Ausbildung unserer Mitarbeitenden legen wir besonderen Wert. Wir fordern und fördern: Weiterbildung sowie fachliche und persönliche Weiterentwicklung sind der Grundstein nachhaltigen Erfolgs. Regelmäßige Fortbildungsangebote sind deshalb der Standard bei gmp.
2.5. Umweltschutz und Nachhaltigkeit
Ein erheblicher Teil der weltweiten CO2-Emissionen wird durch die Erstellung und den Betrieb von Gebäuden verursacht. Als Architek:tinnen und Stadtplanende sind wir uns unserer Verantwortung für den Schutz unserer Umwelt besonders bewusst.
Die Zielsetzung für unsere Planungen sind maßgeschneiderte Lösungen für zukunftsfähige und klimapositive Projekte, die Baukultur mit Nachhaltigkeit selbstverständlich verknüpfen. Dabei streben wir den optimalen Einsatz von Energie und Ressourcen über den gesamten Lebenszyklus aller Projekte an. Wir entwerfen, planen und realisieren Projekte auf der Basis einer ganzheitlichen Herangehensweise und im ständigen Dialog mit externen Planungspartnern, der Forschung und Entwicklung. Die Zeitlosigkeit und Langlebigkeit unserer Entwürfe trägt dabei in einem erheblichen Maße zur Nachhaltigkeit bei. Nachhaltigkeit ist integraler Bestandteil unserer Planung.
In unserem Büroalltag ist ein sparsamer und verantwortungsvoller Umgang mit Energie und Ressourcen selbstverständlich.
3. Wir als verlässlicher Geschäftspartner
Als ein führendes und angesehenes Architekturbüro leben wir von unserer Reputation. Diese haben wir über Jahrzehnte aufgebaut. Nur gemeinsam können wir sie und unsere Stellung im Markt erhalten. Wesentlich hierfür sind Fairness, Transparenz und Integrität.
3.1. Fairer Wettbewerb
Wir glauben an einen fairen Wettbewerb. Unsere Beziehungen zu Kund:innen und Geschäftspartner:innen zeichnen sich durch Fairness aus. Im Wettbewerb überzeugen wir durch unsere Kreativität und die Qualität unserer Leistungen. An unfairen und ungesetzlichen Geschäftspraktiken beteiligen wir uns nicht.
Wir halten uns strikt an die gesetzlichen Vorgaben zum Schutze des Wettbewerbs. Einen Austausch geschäftlicher Informationen unterlassen wir, wenn dies den Wettbewerb einschränken könnte. Unsere Geschäftsstrategien und unsere Preisgestaltung legen wir eigenständig fest und sprechen uns nicht mit Wettbewerber:innen dazu ab. Auch, wenn wir uns auf Ausschreibungen bewerben oder an Wettbewerben teilnehmen, stimmen wir uns nicht mit Wettbewerber:innen ab.
Unsere Geschäftspartner:innen, insbesondere Lieferant:innen und Dienstleistende, wählen wir sorgfältig und allein nach sachlichen Kriterien aus. Wir vermeiden eine einseitige Bevorzugung ohne sachlichen Grund sowie jegliche Interessenskonflikte. Dies gilt auch, wenn wir unseren Kund:innen bestimmte Geschäftspartner:innen im Rahmen eines Projekts vorschlagen oder empfehlen. Bevor wir dies tun oder uns selbst für den Bezug von Produkten und Dienstleistungen von einer/m Geschäftspartner:innen entscheiden, informieren wir uns über den Markt und alternative Anbietende. Wenn wir Produkte und Dienstleistungen für gmp einkaufen, machen wir das entsprechend der geltenden Beschaffungsregelungen.
3.2. Interessenkonflikte
Wir trennen zwischen privaten und geschäftlichen Angelegenheiten. Wir vermeiden alle Situationen, bei denen unsere privaten Interessen eine Entscheidung im Rahmen unserer Tätigkeit für gmp beeinflussen oder zu dem Anschein einer Beeinflussung führen könnten. Tatsächlich bestehende oder auch nur mögliche Interessenkonflikte legen wir offen. Geschäftliche Entscheidungen treffen wir ausschließlich anhand sachlicher, am Wohl von gmp ausgerichteter Kriterien.
3.3. Korruption und Betrug
Straftaten dulden wir nicht. Wir bekämpfen jede Form von Korruption und Betrug. Für gmp können Straftaten erhebliche Reputationsschäden und Sanktionen zur Folge haben. Involvierten Mitarbeitenden drohen Geld- und Freiheitsstrafen und Schadensersatzforderungen.
3.3.1. Korruption
Korruption widerspricht bereits unserer Firmenphilosophie und unserem Selbstverständnis. Sie schädigt Gesellschaften und Volkswirtschaften. Sie führt zu sachwidrigen Entscheidungen, einem verzerrten Wettbewerb, finanzieller Ungleichheit und sie verhindert Innovation.
Im Wettbewerb bestehen wir durch unsere Kreativität und die Qualität unserer Leistungen. Um uns einen Vorteil im Wettbewerb zu verschaffen oder einen Auftrag zu erlangen, haben wir es nicht nötig, auf Korruption zurückzugreifen. Weder bestechen wir (potentielle) Geschäftspartner:innen oder Amts- und Hoheitsträger:innen noch lassen wir uns selbst durch Vorteile und Zuwendungen beeinflussen.
Aufgrund ihrer schwerwiegenden Folgen trifft uns alle die Pflicht, Korruption und Bestechung zu erkennen und zu vermeiden. Wir verstehen, dass gmp auch für Handlungen Dritter verantwortlich gemacht werden kann, sodass es keinen Unterschied macht, ob eine Bestechung oder illegale Vorteilsgewährung direkt durch uns oder indirekt für uns bzw. in unserem Namen durch einen Dritten (z. B. durch Vermittelnde oder Beratende) erfolgt. Unsere (potentiellen) Geschäftspartner:innen wählen wir deshalb sorgfältig aus.
Leider ist es nicht immer einfach, Korruption und Bestechung zu erkennen. Wenn wir Zweifel haben, ob eine bestimmte Situation im Zusammenhang mit Korruption und Bestechung stehen kann, lassen wir uns beraten (vgl. Ziffer 7 – Hilfe und Unterstützung).
3.3.2. Betrug
Das Vertrauen unserer Kund:innen und Geschäftspartner:innen in unsere Integrität und Qualität sind Grundvoraussetzung eines nachhaltigen geschäftlichen Erfolges. Wir sind deshalb darauf angewiesen, dass alle Informationen von und über gmp und unsere Projekte der Wahrheit entsprechen. Weder veranlassen wir betrügerische Handlungen noch beteiligen wir uns daran. Das sind etwa:
- Falschangaben, um eine Geschäftsbeziehung einzugehen oder einen Auftrag zu erhalten;
- die Fälschung von Unterlagen;
- die Manipulation von Daten oder
- die Zurverfügungstellung absichtlich irreführender Informationen.
Wir stellen sicher, dass wir solche und ähnliche Handlungen nicht begehen. Zudem stellen wir sicher, dass alle Informationen, die wir in unseren Systemen dokumentieren, der Wahrheit entsprechen. Wenn wir Kund:innen und Geschäftspartner:innen bei Anträgen (z. B. gegenüber Behörden) unterstützen oder ihnen Unterlagen für Anträge zuliefern, achten wir besonders darauf, dass die Angaben den Tatsachen entsprechen und richtig sind. Auch achten wir darauf, dass wir uns nicht an einer Vertuschung von Betrug und Falschinformation beteiligen. Stellen wir verdächtige Informationen oder Aktivitäten fest, melden wir dies unverzüglich der Compliance-Gruppe.
3.4. Geschenke, Bewirtungen und Einladungen
Zuwendungen in Form von Geschenken und vor allem Einladungen und Bewirtungen sind im Geschäftsleben weitverbreitet und üblich. Sie dienen dem geschäftlichen und fachlichen Austausch untereinander, sind Formen der Höflichkeit und Zeichen von Wertschätzung. Wenn sie jedoch einen angemessenen Rahmen überschreiten und mit einer entsprechenden Intention erfolgen, können sie auch eine Form von Korruption und Bestechung sein.
Wenn wir Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Dritte einladen oder ein Geschenk überreichen, dann tun wir dies ausschließlich im Einklang mit unseren internen Regelungen sowie im sozialüblichen und gesetzlich zulässigen Rahmen. Zudem bezwecken wir mit einer Zuwendung keine Beeinflussung einer Entscheidung. Auch darf eine Zuwendung nicht dazu führen, dass sich ihr Empfänger uns gegenüber verpflichtet fühlt. Uns ist bewusst, dass gegenüber Amts-, Hoheits- und Mandatsträger:innen ein besonders strenger Maßstab gilt (vgl. auch Ziffer 3.3.5 – Umgang mit Amtsträgern).
Umgekehrt nehmen wir keine Zuwendungen und Einladungen an, wenn diese nicht sozialüblich sind oder die Annahme gegen Gesetze oder unsere internen Regelungen verstößt. Wir lehnen Zuwendungen und Einladungen auch dann ab, wenn mit diesen unsere Entscheidungsfindung beeinflusst werden soll oder wir uns aufgrund dieser gegenüber dem Zuwendenden bzw. Einladenden auf irgendeine Art und Weise verpflichtet fühlen würden.
In Einzelfällen kann es dazu kommen, dass unsere internen Richtlinien der Annahme eines Geschenkes grundsätzlich entgegenstehen, dessen Ablehnung aber – aufgrund der lokalen kulturellen Gepflogenheiten – einer Beleidigung gleichkäme. Die Annahme des Geschenks ist dann ausnahmsweise zulässig, wenn ihr gesetzliche Regelungen nicht entgegenstehen und dem Schenkenden eindeutig mitgeteilt wird, dass das Geschenk nicht persönlich, sondern für gmp angenommen wird. Einen solchen Fall teilen wir unverzüglich der Compliance-Gruppe mit. Diese entscheidet dann darüber.
3.5. Umgang mit Amts-, Hoheits- und Mandatsträger:innen
Die Zusammenarbeit mit öffentlichen und staatlichen Auftraggeber:innen im In- und Ausland macht einen großen Teil unserer Tätigkeit aus. Auch bei privatwirtschaftlichen Projekten kommen wir mit Amts-, Hoheits- und Mandatsträger:innen in Kontakt.
Wir sind uns dabei bewusst, dass im Umgang mit Amts-, Hoheits- und Mandatsträger:innen häufig besonders strenge rechtliche Regelungen gelten. Schon ein einzelner Verstoß gegen diese Vorgaben kann schwere Folgen haben. Neben Reputationsschäden und hohen Geldbußen droht gmp auch der Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge.
Deshalb halten wir uns bei Kontakten zu Amts-, Hoheits- und Mandatsträger:innen strikt an die gesetzlichen Vorgaben und internen Regelungen zur Vermeidung von Korruption und Interessenkonflikten: Zuwendungen, Einladungen und Bewirtungen sind nur in ganz engen Grenzen zulässig und grundsätzlich zu vermeiden. In Zweifelsfällen lassen wir uns beraten (vgl. Ziffer 7 – Hilfe und Unterstützung).
3.6. Spenden, Sponsoring und Wohltätigkeit
gmp fördert wohltätige und gemeinnützige Zwecke. Auch begrüßt es gmp, wenn Mitarbeitende persönlich für solche Zwecke spenden oder sich ehrenamtlich engagieren.
gmp gewährt Geld- und Sachspenden, unter anderem für Kultur, Ausbildung und karitative Zwecke. Grundvoraussetzung einer Spende ist, dass die jeweilige Einrichtung, an die gespendet wird, als gemeinnützig anerkannt oder durch besondere Regelungen zur Entgegennahme von Spenden befugt ist.
Wir spenden nicht an Parteien, parteinahe Institutionen oder Politiker:innen. Dies gilt für Geld- und Sachspenden gleichermaßen. Auch sponsern wir keine Veranstaltungen etc. von Parteien, parteinahen Institutionen oder Politiker:innen.
Unter einer Spende verstehen wir eine freiwillige Leistung an einen Dritten, ohne dass wir eine Gegenleistung erhalten und erwarten. Neben Geld- und Sachspenden kommt auch ehrenamtliche Arbeit durch sog. Pro-Bono Projekte in Betracht.
Beim Sponsoring erhält gmp demgegenüber eine werbliche Gegenleistung, indem etwa unser Logo oder Planungsentwürfe im Rahmen einer gesponserten Veranstaltung präsentiert werden oder gmp als Sponsor erwähnt wird.
Ein Sponsoring kommt für uns nur dann in Betracht, wenn es der Entwicklung von gmp förderlich ist und transparent gemacht wird. Wenn wir also z. B. im Zusammenhang mit dem Sponsoring einer Ausstellung Entwürfe präsentieren, machen wir dies nur dann, wenn deutlich wird, dass wir Sponsor der Ausstellung sind. Umgekehrt machen wir unsere Sponsoren transparent, wenn wir selbst z.B. eine Ausstellung veranstalten. Dabei akzeptieren wir als Sponsor und Veranstalter:in nur ein solches Sponsoring, das auf einer vertraglichen Grundlage beruht, sachlich veranlasst ist und bei welchem Leistung und Gegenleistung in einem üblichen und angemessenen Verhältnis zueinander stehen.
Wir halten uns an die für Spenden und Sponsoringmaßnahmen geltenden gesetzlichen Regelungen. Die Entscheidung für eine Spende oder ein Sponsoring liegt ausschließlich bei den geschäftsführenden Partner:innen.
3.7. Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
gmp unterstützt den internationalen Kampf gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Die gesetzlichen Regelungen zu diesem Zweck befolgen wir. Weder nehmen wir aktiv an Handlungen zur Geldwäsche teil, noch unterstützen oder tolerieren wir solche.
Unter Geldwäsche ist unter anderem die Einschleusung von Geldern aus kriminellen Handlungen in den Wirtschaftskreislauf zu verstehen, um die kriminelle Herkunft zu verschleiern. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Straftaten, aus denen die Gelder stammen, im In- oder Ausland begangen wurden.
Damit wir nicht selbst in Geldwäsche involviert werden, müssen wir wachsam sein. Geschäftsbeziehungen gehen wir ausschließlich mit seriösen Partnern ein. Deshalb prüfen wir die Identität von Kund:innen, Geschäftspartner:innen und sonstigen Dritten, bevor wir mit diesen eine Geschäftsbeziehung eingehen.
Wir machen Geldeingänge und Geldausgänge durch unverzügliche buchhalterische Erfassung transparent und nachvollziehbar. Bei auffälligen Sachverhalten benachrichtigen wir umgehend die geschäftsführenden Partner:innen.
3.8. Embargos, Wirtschaftssanktionen und Handelskontrollen
gmp ist international aktiv und in den verschiedensten Ländern der Welt an Projekten beteiligt. Dies führt dazu, dass wir überall dort, wo wir aktiv sind, die anwendbaren Import-, Export- und Handelsgesetze beachten müssen.
In besonderer Weise gilt dies für Embargos und Wirtschaftssanktionen, also das Verbot, bestimmte Leistungen in Bezug auf die von ihnen betroffenen Länder zu erbringen. Gleiches gilt für Geschäfte mit Personen und Unternehmen, die sich auf Sanktionslisten befinden.
Deshalb prüfen wir vor Abschluss eines Vertrags mit Kund:innen oder sonstigen Geschäftspartner:innen, ob Embargos, Wirtschaftssanktionen oder Handelskontrollen der Eingehung einer Geschäftsbeziehung entgegenstehen können. Wenn wir uns dabei unsicher sind, lassen wir uns beraten (vgl. Ziffer 7 – Hilfe und Unterstützung).
4. Wir am Arbeitsplatz
Unser Verhalten am Arbeitsplatz ist ebenfalls ein wesentlicher Faktor für den nachhaltigen Erfolg von gmp. Es trägt auch dazu bei, dass wir ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld vorfinden.
4.1. Arbeits- und Gesundheitsschutz
Wir sorgen dafür, dass alle unsere Kolleg:innen in unseren Büros entsprechend unserer internen Regelungen und der jeweils geltenden nationalen Gesetze unter sicheren und gesunden Bedingungen arbeiten können. Wir stellen unseren Mitarbeitenden entsprechende Arbeitsmittel und -verfahren zur Verfügung und bieten ihnen die hierfür nötigten Informationen und Fortbildungen an.
Für uns ist es selbstverständlich, dass wir, wenn wir auf Baustellen tätig sind, die dortigen Regeln einhalten und die vorgeschriebene persönliche Schutzausrüstung (PSA) tragen. Wir beachten die gesetzlichen Vorgaben und Vorschriften über das Verhalten auf Baustellen.
Von unseren Geschäftspartner:innen erwarten wir, dass sie sich ebenfalls an die geltenden Gesetze und Vorschriften zur Sicherheit auf Baustellen halten und sich auch sonst für die Sicherheit und Gesundheit derjenigen Menschen einsetzen, die durch ihre Tätigkeiten betroffen sind.
Wenn wir auf einer Baustelle Verstöße gegen die Vorschriften zur Arbeitssicherheit feststellen, melden wir dies unverzüglich an den Bauleiter vor Ort und den zuständigen Objektüberwacher.
4.2. Umgang mit Betriebseigentum und -vermögen
Mit dem Betriebseigentum und –vermögen von gmp gehen wir achtsam und schonend um. Wir schützen es vor Schäden und Missbrauch. Arbeitsmittel und sonstige Ausstattung erwerben wir im besten Interesse von gmp und handeln dabei stets wirtschaftlich.
Wir trennen strikt zwischen privaten und geschäftlichen Aufwendungen. Für Bewirtungen und Dienstreisen gilt, dass Anlass, Umfang und Zeitpunkt grundsätzlich dienstlich bedingt sein und den Vorgaben interner Richtlinien entsprechen müssen. Für den Fall, dass eine genaue Trennung von Geschäftlichem und Privatem schwierig ist, ist eine Abstimmung mit den Vorgesetzten notwendig.
4.3. Informationssicherheit, Geschäftsgeheimnisse und geistiges Eigentum
Unsere Skizzen, Zeichnungen, Entwürfe und Pläne sind das, wofür wir beauftragt werden. Sie sind Schöpfungen unserer Kreativität – einmalig, individuell und innovativ. Als unser geistiges Eigentum sind sie unser Vorteil im Wettbewerb. Unsere Informationen und unser Wissen sind für unsere Geschäftstätigkeit von herausgehobener Bedeutung. Unsere Reputation baut in einem erheblichen Maße auf Integrität und Vertraulichkeit. Nur wenn wir unser geistiges Eigentum und unsere Geschäftsgeheimnisse schützen, bleiben wir auch nachhaltig erfolgreich.
Zum Schutze unseres geistigen Eigentums und unserer Geschäftsgeheimnisse, wie etwa die Informationen, die wir über unsere Projekte und Planungen, Kund:innen und Partner:innen speichern, wenden wir äußerste Sorgfalt an. Wir geben Informationen, die gmp betreffen, wie z. B. Entwürfe und Pläne, nicht unbefugt an Dritte weiter. Das Gleiche gilt für unser Wissen und unsere Kenntnisse in Bezug auf Projekte und betriebsinterne Abläufe sowie Kund:innen und Partner:innen.
Diese Informationen geben wir gegenüber externen Personen, Firmen und Organisationen nicht unbefugt preis. Wir schützen unsere Geschäftsgeheimnisse und unser geistiges Eigentum gegen Verletzungen – auch rechtlich mit allen uns zur Verfügung stehenden Mitteln.
Zudem respektieren wir das geistige Eigentum, insbesondere das Urheberrecht, und die Geschäftsgeheimnisse unserer Mitbewerber:innen, Geschäftspartner:innen und sonstiger Dritter. Mit uns bekannt werdenden Informationen gehen wir vertraulich um.
4.4. Datenschutz
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wobei es unerheblich ist, ob die Identifizierbarkeit direkt oder indirekt, z. B. durch Hinzuziehung weiterer Daten, gegeben ist.
Die Erhebung, Speicherung, Nutzung und sonstige Verarbeitung solcher Daten erfordert grundsätzlich die Einwilligung der betroffenen Person, eine vertragliche Regelung oder gesetzliche Erlaubnis. Deshalb behandeln wir personenbezogene Daten vertraulich und verarbeiten sie ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Insbesondere gehen wir sparsam mit ihnen um. Das heißt, dass wir sie nur in dem Umfang erheben, speichern, nutzen und verarbeiten, wie es für unsere Tätigkeit erforderlich ist. Dabei gehen wir nicht über die Einwilligung oder sonstige Erlaubnis hinaus. Als Mitarbeitenden von gmp ist es uns untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten. Bei Zweifeln an der Zulässigkeit einer Datenverarbeitung lassen wir uns durch unsere/n Datenschutzbeauftragte/n beraten.
Wenn uns ein Datenschutzverstoß durch gmp selbst, aber auch durch Kund:innen oder Geschäftspartner:innen bekannt wird, melden wir dies unverzüglich dem Datenschutzbeauftragten.
4.5. IT-Sicherheit und Nutzung elektronischer Ressourcen
Wir arbeiten hoch digitalisiert, also mit Hilfe von Informationstechnologie (IT) und elektronischer Datenverarbeitung (EDV). Zugleich nehmen Hackerangriffe über Computer-Viren und Schadsoftware auf IT- und EDV-Einrichtungen massiv zu. Neben dem Risiko von Schäden an unserer IT-Infrastruktur und Datenverlust geht damit auch ein Reputationsverlust sowie hoher materieller Schaden einher.
Wir tun deshalb unser Bestes, um unsere Unternehmensnetzwerk und unsere IT- und EDV-Einrichtungen zu schützen. Wenn uns E-Mails erreichen oder Daten übermittelt werden, sind wir wachsam. Insbesondere öffnen wir niemals E-Mails und deren Anhänge, wenn sie uns verdächtig vorkommen oder sie uns von Unbekannten übersandt werden. Wenn uns von Kund:innen oder Geschäftspartner:innen ungefragt Daten übermittelt werden, prüfen wir sorgfältig, ob diese auch wirklich von den vorgegebenen Absender:innen stammen.
Die von gmp bereitgestellten IT- und EDV-Ressourcen nutzen wir gemäß unserer dafür geltenden IT-Nutzungsrichtlinie. Eine private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse ist ausgeschlossen.
Wenn wir eine bestimmte Software benötigen, lassen wir diese zuvor durch die IT-Abteilung freigeben und installieren. Wir laden oder kopieren keine Informationen, die gmp, Kund:innen und sonstige Geschäftspartner:innen betreffen, unautorisiert in Online-Dienste.
Sicherheitsrelevante Vorgänge und Vorfälle sowie Auffälligkeiten melden wir sofort an die IT-Abteilung.
4.6. Marketing und Kommunikation (insb. öffentliche Äußerungen von Mitarbeitenden)
Eine klare und offene Kommunikation ist uns wichtig. Dies gilt sowohl in Bezug auf uns selbst als auch auf Kund:innen, Geschäftspartner:innen und die Öffentlichkeit. Dabei stellen wir sicher, dass wir keine vertraulichen Informationen veröffentlichen oder mitteilen.
Stellungnahmen für und im Namen von gmp gegenüber der Öffentlichkeit und den Medien, in sozialen Netzwerken etc. erfolgen ausschließlich nach vorheriger Abstimmung mit der erweiterten Geschäftsführung bzw. der PR-Abteilung. Wenn wir eine Medienanfrage erhalten oder um eine Stellungnahme gebeten werden, leiten wir die Anfrage dorthin weiter.
Soziale Netzwerke und Medien zu nutzen, hat zahlreiche positive Effekte, kann aber auch negative Folgen haben. Deshalb befürworten wir eine aktive Nutzung in einer aufgeklärten Art und Weise.
Bei der Nutzung sozialer Netzwerke beachten wir stets die folgenden Grundregeln:
- Wir sind immer höflich. Beleidigungen oder Belästigungen von anderen Personen und Unternehmen sind uns fremd.
- Wir veröffentlichen keine vertraulichen und internen Informationen.
- Fragen zu gmp beantworten wir nicht selbst, sondern leiten diese an die erweitere Geschäftsführung bzw. die PR-Abteilung weiter.
Wenn im Rahmen der Nutzung eines sozialen Netzwerks gmp als Arbeitgeber erkennbar ist, achten wir auf die Reputation des Unternehmens, wenn wir uns äußern. An öffentlichen Diskussionen über gmp, Projekte, Kund:innen oder Geschäftspartner:innen nehmen wir grundsätzlich nicht teil. Andere Nutzer:innen könnten unsere Beiträge als offizielle Stellungnahmen wahrnehmen. Entdecken wir eine solche Diskussion, benachrichtigen wir die erweiterte Geschäftsführung bzw. die PR-Abteilung, damit diese darauf abgestimmt reagieren kann.
Unsere Akquise- und PR-Maßnahmen beruhen auf einer entsprechenden Planung. Wir stimmen deshalb alle derartigen Maßnahmen mit den Abteilungen Business Development und Public Relations ab, bevor wir sie umsetzen oder entsprechende Zusagen erteilen.
4.7. Steuern, Zölle und Finanzbuchhaltung
Wir halten uns an nationale und internationale Steuer- und Zollvorschriften.
Gerade im Zusammenhang mit unserer internationalen Geschäftstätigkeit ist eine Vielzahl verschiedener Steuer- und Zollgesetze relevant. Bei Fragen wenden wir uns an die Abteilungen Buchhaltung/Controlling.
Zudem beachten wir die gesetzlichen Rahmenbedingungen für eine ordnungsgemäße Buchführung. Einnahmen und Ausgaben sind stets korrekt, transparent und nachvollziehbar zu buchen. Rechnungen prüfen wir auf ihre Richtigkeit.
Wenn wir Hinweise auf eine Verletzung von Steuer- und Zollvorschriften erlangen, kontaktieren wir sofort die Abteilungen Buchhaltung/Controlling, um Schäden zu vermeiden.
5. Umgang mit Verstößen
Wir alle, egal in welcher Position, richten unser Verhalten an diesem Code of Conduct aus. Verstöße können weitreichende Folgen für gmp, unser Kollegium, Kund:innen und Geschäftspartner:innen, aber auch uns selbst haben.
Wenn wir über Verstöße gegen den Code of Conduct sprechen, ist es uns vor allem wichtig, im Sinne unserer offene Unternehmens- und Fehlerkultur konstruktiv miteinander umzugehen. Nur so können wir uns weiterentwickeln.
Zugleich ist klar, dass gmp bei vorwerfbaren, bewussten und/oder wiederholten Verstößen gegen den Code of Conduct im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen angemessen und konsequent reagieren muss und wird.
6. Hinweisgebersystem
Eine offene Kommunikation ist uns wichtig.
Grundsätzlich sind wir im Sinne einer offenen Unternehmens- und Fehlerkultur daran interessiert zu lernen, damit wir uns weiterentwickeln können.
Das gilt auch für den Fall, dass aus Deiner begründeten Sicht etwas nicht in Ordnung scheint und möglicherweise ein Verstoß gegen den Code of Conduct, interne Richtlinien oder gesetzliche Vorgaben im Raum steht. Wir nehmen jegliche Bedenken ernst und werden sie sorgfältig prüfen. Denn nur so können wir unser Verhalten verbessern und gmp gemeinsam schützen.
Als zentraler Ansprechpartner steht Dir unser People & Culture-Management³ zur Verfügung. Im Intranet findet sich zudem ein System zur Übermittlung anonymer Hinweise⁴.
Dieses steht uns für die anonyme Meldung eines (möglichen) Regelverstoßes zur Verfügung, wenn wir uns – aus welchen Gründen auch immer – nicht direkt an unsere Vorgesetzten oder das People & Culture Management wenden möchten. Unabhängig davon, ob ein Hinweis anonym oder unter Offenlegung der eigenen Identität erfolgt, geht gmp jedem Hinweis nach. Eine äußerst vertrauliche Behandlung von Hinweisen ist für uns selbstverständlich.
Kolleginnen und Kollegen, die im guten Glauben einen Verstoß oder einen entsprechenden Verdacht melden, können jederzeit mit der Unterstützung der geschäftsführenden Partner:innen und von gmp rechnen.
7. Hilfe und Unterstützung
Wenn uns etwas unklar ist oder wir Hilfe oder Unterstützung benötigen, um den Code of Conduct im Arbeitsleben richtig anzuwenden, lassen wir uns beraten - sowohl von internen Stellen als auch von externen Fachleuten. Als zentraler Ansprechpartner steht uns die Compliance- Gruppe¹ zur Verfügung. Zudem können wir jederzeit unsere Vorgesetzten ansprechen.
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¹ siehe gmp Intranet unter Administration/Compliance/Compliance-Gruppe
² vgl. Ziffer 7 – Hilfe und Unterstützung
³ siehe gmp Intranet unter Administration/Kommunikation/Ansprechpartner:innen
⁴ siehe gmp Intranet unter Administration/Compliance/Hinweisgebersystem
Dezember 2023